BASE Advocaten - The Litigation Firm

De werkvloer ligt bezaaid met persoonsgegevens, bent u klaar voor de AVG?

Arbeidsrecht 07 December 2017
Vanaf 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking ('AVG'). Voor werkgevers is het van belang dat zij op de hoogte zijn van de gevolgen en dat zij ervoor zorgen dat hun organisatie klaar is voor de AVG. De werkvloer ligt immers bezaaid met persoonsgegevens en de sancties die op grond van de AVG kunnen worden opgelegd zijn fors.

Overal persoonsgegevens

De AVG reguleert de verwerking van persoonsgegevens. Zoals we in een eerder blog al hebben vastgesteld, vallen zeer veel handelingen onder de verwerking van persoonsgegevens. Een persoonsgegeven kan van alles zijn: een naam, een adres, een e-mailadres, maar ook bijvoorbeeld een telefoonnummer, OV-reisgegevens, of de notitie dat er een afspraak is gemaakt met de bedrijfsarts. Daarnaast geldt dat bijna alles dat er met deze gegevens kan worden gedaan, moet worden gezien als een verwerking. Denk daarbij aan het verzamelen, het opslaan, het raadplegen, het verstrekken, maar ook bijvoorbeeld het wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Hierbij moet overigens nog worden opgemerkt dat de AVG niet alleen ziet op (deels) geautomatiseerde verwerkingen, maar ook op de verwerking van persoonsgegevens die in een fysiek bestand zijn of worden opgenomen. Van een bestand zal kort gezegd sprake zijn als het doorzoekbaar is, zoals bijvoorbeeld een fysiek personeelsdossier veelal zal zijn.

Toestemming werknemer voldoet niet
Om persoonsgegevens te mogen verwerken, is er een rechtmatige grondslag vereist. De toestemming van degene van wie de gegevens worden verwerkt volstaat daarbij doorgaans, maar in de verhouding werkgever/werknemer zal dit niet opgaan. Toestemming kan namelijk alleen een rechtmatige grondslag zijn voor een verwerking van persoonsgegevens wanneer deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is gegeven. Daarbij dient elke twijfel te zijn uitgesloten over de vraag of er daadwerkelijk onder deze voorwaarden toestemming is gegeven. Vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer zal hier geen sprake van zijn. Dit betekent dat er alleen persoonsgegevens van werknemers verwerkt mogen worden als daar een andere rechtmatige grondslag voor bestaat. Deze grondslag is bijvoorbeeld aanwezig wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft waarvoor de verwerking noodzakelijk is en het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Voor iedere verwerking zal nagegaan moeten worden op welke grondslag deze kan worden gebaseerd.

Waar moet een werkgever op letten?
Naast het voorgaande is het van belang dat personeelsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk en dat de gegevens niet voor een ander doel gebruikt mogen worden dan dat ze zijn verzameld. Personeelsdossier moeten dus regelmatig opgeschoond worden. En daarnaast geldt dat niet alle informatie uit een personeelsdossier voor alle doelen gebruikt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan de reisgegevens die een werkgever heeft als gevolg van onkostendeclaraties. Die reisgegevens (welke zijn verkregen met het oog op het voldoen van onkosten) mogen niet gebruikt worden om bijvoorbeeld aan te tonen dat de werknemer zich niet geheel houdt aan de geldende arbeidstijden.

Ook moeten werknemers geïnformeerd worden over iedere verwerking bij de werkgever. De werkgever moet de werknemers onder meer actief informeren over de gegevens die worden verwerkt, voor welk doeleinde dit gebeurt, de rechtsgrond voor de verwerking, wie de gegevens zullen ontvangen en welke bewaartermijn er wordt gehanteerd. Maar daarnaast moet de werkgever de werknemers ook informeren over de rechten die zij hebben.

Zo heeft de werknemer het recht op inzage, het recht op correctie en het recht om gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”). Aan dit laatste recht zijn uiteraard wel de nodige voorwaarden verbonden. Een werknemer zal dit recht niet kunnen misbruiken om bijvoorbeeld een ongunstige beoordeling of waarschuwing uit zijn/haar dossier te krijgen. Dit zou overigens wel weer het geval kunnen zijn als de beoordeling of waarschuwing al van langer geleden is of mogelijk totaal niet meer relevant is omdat de werknemer een andere functie is gaan bekleden.

De werkgever is verder verplicht om zorg te dragen voor een passende beveiliging van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Bovendien is de werkgever verplicht om eventuele datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en mogelijk ook bij de personen waar de gegevens op zien. Bij een datalek wordt al snel gedacht aan een hack, maar denk ook aan de werknemer die een laptop in de trein heeft laten liggen of de nieuwsbrief die is verstuurd met alle geadresseerden zichtbaar. Verder geldt dat onvergrendelde computers of dossiers die op een bureau liggen, kunnen leiden tot een datalek wanneer onbevoegden hierdoor kennisnemen van bepaalde persoonsgegevens. Werkgevers doen er dus verstandig aan om ook op deze punten een preventief beleid te voeren (denk aan clean desk policy en automatische vergrendelingen). Een datalek dat gemeld moet worden kan immers leiden tot grote (repuatie)schade.

Tot slot moet worden opgemerkt dat er aanvullende regels gelden voor allerlei specifieke verwerkingen die plaats kunnen vinden op de werkvloer. Gedacht kan worden aan de verwerking van bijzondere persoonsgegevens (denk bijvoorbeeld aan gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens), het gebruik van social media bij werving en selectie, de controle op e-mail en internetverkeer, eventueel (verborgen) cameratoezicht, de klokkenluidersregelingen en mogelijke alcohol- of drugscontroles. In volgende publicaties zal nader op deze onderwerpen worden ingegaan.

Wilt u nu al meer weten over de verdere implicaties van de AVG voor uw bedrijf of heeft u specifieke vragen, neem dan contact op met het cluster Privacy van BASE Advocaten: Jan-Willem van Geen (Arbeidsrecht) Joris Arts of Edwin de Jong (Corporate & Commercial Litigation).

More information

Return

The Litigation firm

Solving your problem, so that you can continue with your business. That is what it is all about. It is our profession and our passion to make a business dispute or employment dispute manageable and to solve it. Sometimes we are able to do this by staying invisible by casebuilding the best file possible for and together with you behind the scenes. Being diplomatic where possible and aggressive where needed. And sometimes, full-on litigating is unavoidable. Because limits have been reached, because the other party remains unwilling to come to a constructive amicable solution, or because it may be important for your market reputation to draw a line.

Tailor-made service is key in the handling of each case. Because we are doing it together, lawyer and client. We invest in the mutual cooperation and we look in depth at your company and your market. BASE makes clear choices out of strength, because we only want to do what we are really good at and because you are simply counting on added-value. Therefor our practice focuses on Corporate & Commercial Litigation and Employment law.

Expertise

Corporate & Commercial Litigation

At BASE Advocaten we practice the litigation- and dispute resolution practice at the highest level. We advise and assist domestic- and foreign clients in their vital business disputes. Disputes within the company, directors’ liability, shareholders disputes, disputes concerning commercial contracts, acting against (or for) financial institutions about duty of care-disputes and professional liability disputes. These are just some examples. Click below for further information.

Read more

Employment law

BASE Advocaten provides topspecialists in Employment law. We act on behalf of employers (both domestic and foreign), individual directors/employees, and works councils. On a daily basis we advise and litigate on matters regarding (for example) the termination of employment, reorganizations, employment terms and conditions, disciplinary measures, employee participation and employer’s liability. Click below for further information.

Read more
Partner of
logo Erasmus
Friend of
logo Sophia Kinderziekenhuis
Actual detail - BASE Advocaten
We use cookies to improve your experience on our website, for statistical purposes, and to give you access to our social media.
By using this website or by clicking 'agree', you agree to our use of cookies.
Accept cookies Reject cookies