BASE Advocaten - The Litigation Firm

BASE Winterdrieluik voor bedrijfsjuristen - Kennisversplintering

Nieuws 06 February 2020

In onze eerste blog stonden wij stil bij de maatstaf voor toerekening van kennis. Deze toerekeningsmaatstaf is of de wetenschap van de functionaris in het maatschappelijk verkeer heeft te gelden als wetenschap van de rechtspersoon. Dit roept al snel vragen op, wat nu als een functionaris niet inziet dat de informatie belangrijk is? Of als de functionaris informatie niet goed opslaat? In deze blog gaan wij hier nader op in.

Kennis kan binnen een organisatie versplinterd raken. Zo kan bijvoorbeeld informatie over de slechte kredietwaardigheid van een leverancier bij een werknemer op de financiële afdeling terechtkomen, terwijl op de inkoopafdeling net een overeenkomst met die leverancier wordt gesloten. Dient deze kennis van de 'wetende' functionaris bij de financiële afdeling te worden aangemerkt als kennis van de rechtspersoon, ook al was de 'handelende' functionaris op de inkoopafdeling niet op de hoogte? En wat nu als er helemaal geen wetende functionaris is, maar de informatie te vinden is in een (wellicht ietwat stoffig) archief?

Toerekening van versplinterde kennis
In Nederland is de jurisprudentie over kennisversplintering (nog) schaars en er bestaat dan ook geen uitgekristalliseerde leer. Bij onze oosterburen is dit wel het geval, hetgeen ertoe heeft geleid dat inspiratie veelal wordt geput uit de Duitse jurisprudentie en literatuur. Hieronder worden twee manieren omschreven waarop (onder meer) met toerekening van versplinterde kennis kan worden omgegaan.
De eerste manier is dat de 'wetende' functionaris wordt aangemerkt als de 'kennisverantwoordelijke persoon' (de 'Wissensvertreter'). Deze persoon dient de kennis, waarvan hij redelijkerwijs weet dat die bijvoorbeeld voor een collega van belang is, door te geleiden naar de juiste persoon. Gebeurt dit niet, dan wordt de rechtspersoon niettemin geacht te weten wat de kennisverantwoordelijke persoon weet. In het voorbeeld van de informatie over de slechte kredietwaardigheid, leidt dit er dus toe dat de wetende functionaris die informatie dient door te geleiden naar de inkoopafdeling, zodat zijn collega's hier rekening mee kunnen houden. Laat de werknemer van de financiële administratie dit na, dan wordt de rechtspersoon toch geacht bekend te zijn met de informatie.
Een tweede manier waarop de toerekening van kennis wordt geconstrueerd, is door het aannemen van een organisatieplicht (de 'Organisationspflicht') die op de rechtspersoon rust. Deze plicht houdt in dat relevante informatie dient te worden opgeslagen en doorgeleid naar de handelende persoon en/of dat de handelende persoon navraag doet naar de relevante informatie. Kern is dat de rechtspersoon een redelijk kennis- en informatiemanagementsysteem dient te organiseren en uit te voeren. Als dit systeem niet voldoet aan de redelijkerwijs naar verkeersopvattingen te stellen eisen (gelet op bijvoorbeeld het type onderneming en de omvang van de onderneming), of als dit systeem wordt verwaarloosd, dan wordt de rechtspersoon geacht te weten wat hij zou weten indien een redelijk systeem wel aanwezig was en ook adequaat werd geraadpleegd. Grote kans dat een verwaarloosd en niet goed doorzoekbaar papieren archief deze test anno 2020 niet doorstaat.

Gezichtspunten
Om te beoordelen of de versplinterde kennis op basis van een van deze manieren kan worden toegerekend aan de rechtspersoon, speelt het feitencomplex een grote rol. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen worden gesteld:
• Was voor de 'wetende' functionaris wel voorzienbaar dat de informatie die hij heeft ontvangen van betekenis kan zijn voor collega's? Wat is het tijdsverloop tussen de ontvangst van de informatie en het relevant worden van de informatie?
• Was er voor de 'handelende' functionaris voldoende aanleiding om informatie op te vragen en te raadplegen? Rust op deze functionaris een onderzoeksplicht?
• Wat is de functie van de betrokken 'wetende' functionaris?
De beoordeling van deze gezichtspunten zal sterk afhangen van de omstandigheden van het geval. Ook bestaat er ruimte voor het verweer dat de kennisversplintering niet verwijtbaar is. Denk bijvoorbeeld aan ziekte van een werknemer of het afbranden van een archief. Toch kan een rechter in dit soort gevallen beslissen dat dit voor risico komt van de rechtspersoon. Ligt het bijvoorbeeld in de risicosfeer van de rechtspersoon dat er geen back-up van het archief beschikbaar is? Overigens kunnen er wel legitieme redenen bestaan om informatie niet te delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beroepsgeheim, bescherming van persoonsgegevens en contractuele geheimhoudingsbedingen.
Wat nu indien de persoon die de informatie ontvangt zich niet bewust is van de relevantie van deze kennis? Denk bijvoorbeeld aan zeer technische/specialistische informatie. Indien een bestuurder bijvoorbeeld bij aanschaf van een nieuw computersysteem niet inziet hoe belangrijk een door de verkoper opgemerkt technisch detail is, is dit detail dan bekend bij de rechtspersoon? Ondanks dat het ook nog eens de bestuurder betreft, hoeft dit niet vanzelfsprekend het geval te zijn. Gezichtspunten als de IT vaardigheden van de bestuurder en de vraag of de contractspartij mocht veronderstellen dat de bestuurder dit technisch detail kan plaatsen, zullen een belangrijke rol spelen.

Tijd om het archief af te stoffen
Een uitgekristalliseerde lijn kennen we dus (nog) niet. Een onderneming doet er verstandig aan zorg te dragen dat binnen de organisatie informatie adequaat wordt opgeslagen, doorgegeven en geraadpleegd. Zo dient er een georganiseerd (IT) systeem te zijn, waarin informatie makkelijk op te slaan en te raadplegen is. Ook is van groot belang werknemers op dit vlak in te werken, zodat zij bekend zijn met de informatiesystemen en de wijze van informatieopslag. Vergeet daarbij niet werknemers handvatten te geven om het belang van bepaalde informatie voor de onderneming te herkennen. Interne processen en informatieprotocollen kunnen hierbij aanwijzingen geven, door bijvoorbeeld interne informatiestromen neer te leggen en te bepalen op welke momenten werknemers interne informatiebronnen dienen te raadplegen. Laat een onderneming dit na, dan ontstaat het risico dat versplinterde informatie toch wordt aangemerkt als kennis van de onderneming.

Heeft u vragen aan aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Joris Arts, Hilleke Terpstra of Elana Stengs van de sectie Corporate & Commercial Litigation.

More information

Return

The Litigation firm

Solving your problem, so that you can continue with your business. That is what it is all about. It is our profession and our passion to make a business dispute or employment dispute manageable and to solve it. Sometimes we are able to do this by staying invisible by casebuilding the best file possible for and together with you behind the scenes. Being diplomatic where possible and aggressive where needed. And sometimes, full-on litigating is unavoidable. Because limits have been reached, because the other party remains unwilling to come to a constructive amicable solution, or because it may be important for your market reputation to draw a line.

Tailor-made service is key in the handling of each case. Because we are doing it together, lawyer and client. We invest in the mutual cooperation and we look in depth at your company and your market. BASE makes clear choices out of strength, because we only want to do what we are really good at and because you are simply counting on added-value. Therefor our practice focuses on Corporate & Commercial Litigation and Employment law.

Expertise

Corporate & Commercial Litigation

At BASE Advocaten we practice the litigation- and dispute resolution practice at the highest level. We advise and assist domestic- and foreign clients in their vital business disputes. Disputes within the company, directors’ liability, shareholders disputes, disputes concerning commercial contracts, acting against (or for) financial institutions about duty of care-disputes and professional liability disputes. These are just some examples. Click below for further information.

Read more

Employment law

BASE Advocaten provides topspecialists in Employment law. We act on behalf of employers (both domestic and foreign), individual directors/employees, and works councils. On a daily basis we advise and litigate on matters regarding (for example) the termination of employment, reorganizations, employment terms and conditions, disciplinary measures, employee participation and employer’s liability. Click below for further information.

Read more
Partner of
logo Erasmus
Friend of
logo Sophia Kinderziekenhuis
Actual detail - BASE Advocaten
I've read it
We use cookies to improve your experience on our website, for statistical purposes, and to give you access to our social media.
By using this website or by clicking 'agree', you agree to our use of cookies.