BASE Advocaten - The Litigation Firm

De werkvloer ligt bezaaid met persoonsgegevens, bent u klaar voor de AVG?

Arbeidsrecht 07 december 2017
Vanaf 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking ('AVG'). Voor werkgevers is het van belang dat zij op de hoogte zijn van de gevolgen en dat zij ervoor zorgen dat hun organisatie klaar is voor de AVG. De werkvloer ligt immers bezaaid met persoonsgegevens en de sancties die op grond van de AVG kunnen worden opgelegd zijn fors.

Overal persoonsgegevens

De AVG reguleert de verwerking van persoonsgegevens. Zoals we in een eerder blog al hebben vastgesteld, vallen zeer veel handelingen onder de verwerking van persoonsgegevens. Een persoonsgegeven kan van alles zijn: een naam, een adres, een e-mailadres, maar ook bijvoorbeeld een telefoonnummer, OV-reisgegevens, of de notitie dat er een afspraak is gemaakt met de bedrijfsarts. Daarnaast geldt dat bijna alles dat er met deze gegevens kan worden gedaan, moet worden gezien als een verwerking. Denk daarbij aan het verzamelen, het opslaan, het raadplegen, het verstrekken, maar ook bijvoorbeeld het wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Hierbij moet overigens nog worden opgemerkt dat de AVG niet alleen ziet op (deels) geautomatiseerde verwerkingen, maar ook op de verwerking van persoonsgegevens die in een fysiek bestand zijn of worden opgenomen. Van een bestand zal kort gezegd sprake zijn als het doorzoekbaar is, zoals bijvoorbeeld een fysiek personeelsdossier veelal zal zijn.

Toestemming werknemer voldoet niet
Om persoonsgegevens te mogen verwerken, is er een rechtmatige grondslag vereist. De toestemming van degene van wie de gegevens worden verwerkt volstaat daarbij doorgaans, maar in de verhouding werkgever/werknemer zal dit niet opgaan. Toestemming kan namelijk alleen een rechtmatige grondslag zijn voor een verwerking van persoonsgegevens wanneer deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is gegeven. Daarbij dient elke twijfel te zijn uitgesloten over de vraag of er daadwerkelijk onder deze voorwaarden toestemming is gegeven. Vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer zal hier geen sprake van zijn. Dit betekent dat er alleen persoonsgegevens van werknemers verwerkt mogen worden als daar een andere rechtmatige grondslag voor bestaat. Deze grondslag is bijvoorbeeld aanwezig wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft waarvoor de verwerking noodzakelijk is en het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Voor iedere verwerking zal nagegaan moeten worden op welke grondslag deze kan worden gebaseerd.

Waar moet een werkgever op letten?
Naast het voorgaande is het van belang dat personeelsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk en dat de gegevens niet voor een ander doel gebruikt mogen worden dan dat ze zijn verzameld. Personeelsdossier moeten dus regelmatig opgeschoond worden. En daarnaast geldt dat niet alle informatie uit een personeelsdossier voor alle doelen gebruikt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan de reisgegevens die een werkgever heeft als gevolg van onkostendeclaraties. Die reisgegevens (welke zijn verkregen met het oog op het voldoen van onkosten) mogen niet gebruikt worden om bijvoorbeeld aan te tonen dat de werknemer zich niet geheel houdt aan de geldende arbeidstijden.

Ook moeten werknemers geïnformeerd worden over iedere verwerking bij de werkgever. De werkgever moet de werknemers onder meer actief informeren over de gegevens die worden verwerkt, voor welk doeleinde dit gebeurt, de rechtsgrond voor de verwerking, wie de gegevens zullen ontvangen en welke bewaartermijn er wordt gehanteerd. Maar daarnaast moet de werkgever de werknemers ook informeren over de rechten die zij hebben.

Zo heeft de werknemer het recht op inzage, het recht op correctie en het recht om gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”). Aan dit laatste recht zijn uiteraard wel de nodige voorwaarden verbonden. Een werknemer zal dit recht niet kunnen misbruiken om bijvoorbeeld een ongunstige beoordeling of waarschuwing uit zijn/haar dossier te krijgen. Dit zou overigens wel weer het geval kunnen zijn als de beoordeling of waarschuwing al van langer geleden is of mogelijk totaal niet meer relevant is omdat de werknemer een andere functie is gaan bekleden.

De werkgever is verder verplicht om zorg te dragen voor een passende beveiliging van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Bovendien is de werkgever verplicht om eventuele datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en mogelijk ook bij de personen waar de gegevens op zien. Bij een datalek wordt al snel gedacht aan een hack, maar denk ook aan de werknemer die een laptop in de trein heeft laten liggen of de nieuwsbrief die is verstuurd met alle geadresseerden zichtbaar. Verder geldt dat onvergrendelde computers of dossiers die op een bureau liggen, kunnen leiden tot een datalek wanneer onbevoegden hierdoor kennisnemen van bepaalde persoonsgegevens. Werkgevers doen er dus verstandig aan om ook op deze punten een preventief beleid te voeren (denk aan clean desk policy en automatische vergrendelingen). Een datalek dat gemeld moet worden kan immers leiden tot grote (repuatie)schade.

Tot slot moet worden opgemerkt dat er aanvullende regels gelden voor allerlei specifieke verwerkingen die plaats kunnen vinden op de werkvloer. Gedacht kan worden aan de verwerking van bijzondere persoonsgegevens (denk bijvoorbeeld aan gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens), het gebruik van social media bij werving en selectie, de controle op e-mail en internetverkeer, eventueel (verborgen) cameratoezicht, de klokkenluidersregelingen en mogelijke alcohol- of drugscontroles. In volgende publicaties zal nader op deze onderwerpen worden ingegaan.

Wilt u nu al meer weten over de verdere implicaties van de AVG voor uw bedrijf of heeft u specifieke vragen, neem dan contact op met het cluster Privacy van BASE Advocaten: Jan-Willem van Geen (Arbeidsrecht) Joris Arts of Edwin de Jong (Corporate & Commercial Litigation).

Meer informatie

Terug

The Litigation firm

Uw probleem oplossen, zodat u verder kunt met ondernemen. Daar gaat het om. Het is ons vak en onze passie om een zakelijk of arbeidsrechtelijk geschil beheersbaar te maken en op te lossen. Soms kan dat door als advocaat onzichtbaar te blijven en achter de schermen een zo optimaal mogelijk dossier te vormen voor en met u. Een andere keer vraagt een zaak om een aanpak voor de schermen. Diplomatiek waar het kan en agressief waar het moet. En soms is keihard procederen onvermijdelijk. Omdat de grenzen zijn bereikt, omdat een wederpartij niet bereid blijkt tot een constructieve oplossing, of omdat het voor uw reputatie in de markt van belang kan zijn om een streep te trekken.

Maatwerk staat centraal bij de behandeling van iedere zaak. Want we doen het samen, advocaat en cliënt. We investeren in de onderlinge samenwerking en verdiepen ons in uw onderneming en uw markt. BASE maakt duidelijke keuzes uit kracht, omdat we alleen willen doen waar we écht goed in zijn en omdat u altijd moet kunnen rekenen op toegevoegde waarde. Daarom richt onze praktijk zich op Corporate & Commercial Litigation en Arbeidsrecht.

Expertise

Corporate & Commercial Litigation

Bij BASE Advocaten beoefenen we de proces- en conflictmanagement praktijk op het allerhoogste niveau. Wij staan binnen- en buitenlandse cliënten bij in vitale zakelijke geschillen. Geschillen binnen de vennootschap, bestuurdersaansprakelijkheidskwesties, aandeelhouders-geschillen, geschillen over commerciële contracten, overnamegeschillen, geschillen tegen (of voor) financiële instellingen over zorgplichtkwesties en beroepsaansprakelijkheidskwesties. Het zijn slechts enkele voorbeelden. Klik hieronder voor meer informatie.

Lees meer

Arbeidsrecht

BASE Advocaten biedt topspecialisten op het gebied van het arbeidsrecht. Wij staan zowel werkgevers (nationaal en internationaal), individuele bestuurders/werknemers, als ondernemingsraden bij. In de dagelijkse praktijk adviseren en procederen wij onder meer op het gebied van ontslag, reorganisaties, arbeidsvoorwaarden, disciplinaire maatregelen, medezeggenschap en werkgeversaansprakelijkheid. Klik hieronder voor meer informatie.

Lees meer
Partner van
logo Erasmus
Vriend van
logo Sophia Kinderziekenhuis
Actueel-detail - BASE Advocaten
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en u toegang te geven tot onze social media.
Door op akkoord te drukken, gaat u akkoord met ons cookiebeleid.
Akkoord Niet akkoord